La disponibilitá è il fattore chiave che determina una buona o cattiva esperienza da parte del cliente, specialmente se esso è di lunga data.
Avere piú punti di contatto, come messaggi istantanei, email o altro puó essere senza dubbio un eccellente metodo per dare l’impressione di assoluta disponibilitá, ma non sempre si puó essere raggiungibili al 100%.
Questo Blog è stato creato per aiutarti a gestire tutte le richieste da parte dei clienti e a dare quel tocco in piú personale alla ricezione delle chiamate in entrata.
Musica d’Attesa
Secondo un recente studio dell’AT&T, piú del 70% di tutte le chiamate in attesa hanno una durata media d’attesa di 45 secondi. Un’altro studio del Magazine Cell Marketing, conferma come i clienti preferiscono una Musica d’Attesa piuttosto che ascoltare il vuoto.
Il Portale Blueface permette agli amministratori di aggiungere la propria musica d’attesa, semplicemente accedendo al proprio account, andando sulla sezione Musica d’attesa e caricando il file audio desiderato. Per saperne di piú e ricevere consigli sulla musica d’attesa leggi il nostro Tutorial.
Continua a leggere invece per continuare a scoprire come migliorare l’esperienza del cliente.
Gestione Attese
Ci sono periodi o momenti della giornata dove la quantitá delle chiamate diventa ingestibile ed è per questo che la Unified Communication di Blueface ti permette di cambiare la musica d’attesa con un semplice click per tali avvenimenti.
Il Report Chiamate di Blueface inoltre identifica i periodi con la piú alta densitá di chiamate e ti permette di impostare delle regole sulla dinamica della chiamata in entrata e ciò include anche nuove Musiche d’attesa.
Campagne Marketing e Obbiettivi Stagionali
Fai conoscere ai tuoi clienti i tuoi orari di apertura, offerte speciali, eventi e nuovi prodotti con la personalizzabile Musica D’Attesa.
La musica d’attesa di UC è semplice da impostare e configurare in tempo reale quindi, mantenere i tuoi clienti informati, non è mai stato cosí semplice.
Esempio: lo sapevi? Abbiamo gli sconti per l’evento […] su tutti i prodotti […]. [Company] offre a tutti i clienti esistenti uno sconto del 20% tutta la settimana! L’offerta scade il […].
Intrattieni i Clienti e Mantienili in Linea
Per tutti quelli come voi che trascorrono molto tempo in linea d’attesa risulta incredibile pensare che la Musica d’Attesa è pensata principalmente per intrattenere.
Ti consigliamo dunque di provare a mescolare il tuo messaggio vocale con una bella musica di sottofondo.
Se preferisci non avere messaggi vocali, Chopin e Bach hanno creato un sacco di musica perfetta per stare da sola in sottofondo, ma ricordati che spesso, per questi successi, bisogna pagare una licenza per avere il diritto di utilizzo.
Un consiglio “fai da te” che possiamo darvi è quello di trovare un musicista locale e farsi creare un musica di sottofondo apposita per te, questo renderá la tua linea d’attesa piú personale e innovativa e forse riuscirai anche a risparmiare una considerevole cifra.
Ricognizione nome
Se un cliente è sincronizzato al Portale UC è possibile vedere in tempo reale il suo nome appena inizia a squillare il telefono.
Questa funzionalitá é generalmente utilizzata per chiamate interne ma ci sono benefici considerevoli nel sapere chi ti sta chiamando.
Essere familiari internamente
Ricognizione Nome è particolarmente utile per aziende molto grandi con molteplici aree di lavoro, lavoratori remoti o lavoratori ambulanti. Questa funzionalitá, come detto prima, ti permette di vedere dunque quale area di lavoro, gruppo o persona ti sta chiamando prima di rispondere.
Blueface, per esempio ha uffici sparsi per Hong Kong, New York, Londra, Irlanda e Italia… E cosí via. Sapere chi sta chiamando ci permette di tagliare i tempi morti e ci aiuta a rimanere sempre connessi e a raggiungere obiettivi di gruppo globale, facendo crescere velocemente la nostra rete.
Umanizza l’esperienza del cliente
Citando Dale Carnegie da “Come conquistare amici e influenzare le persone”. Sentire il proprio nome è il suono più dolce e importante in qualsiasi lingua.
Usare il nome di una persona è cruciale, specialmente quando la incontriamo e non la vediamo molto spesso. Rispetto e accettazione derivano da aspetti molti semplici come ricordarsi il nome e usarlo ogni volta che è opportuno.
Invece di caricare una rubrica telefonica interna, il manager dell’account potrebbe trovare utile creare una rubrica esterna degli account/clienti attivi. Se fatta correttamente, i nomi dei contatti esterni appariranno sul display quando essi chiameranno.
Questa funzionalità è particolarmente utile per i team manager dell’account nelle aziende dove offrono assistenza a lungo termine e supporto come parte importante del loro servizio.
Il tuo manager account, team di vendita e supporto possono velocemente rendersi familiari ai clienti con un cordiale saluto con il nome. La traccia del titolo della commedia degli anni 80, Cheers, lo dice ancora meglio: “vuoi andare dove tutti conoscono il tuo nome” e con Ricognizione Nome del portale UC, la destinazione è la tua azienda.
Busy Lamp Field
Niente è peggio di essere trasferiti, solamente per essere disconnessi e forzati a passare ancora attraverso il menú IVR.
La paura è perfino maggiore quando il cliente vede che é un numero Premium.
Il Busy Lamp Field informa gli utenti della disponibilità di altri utenti dal loro portatile e può essere facilmente impostato visitando il Portale Unified Communications Blueface.
Hai bisogno di aiuto per configurarlo? Consulta la pagina di supporto BLF nella sezione Guida di Blueface.
Ridurre i trasferimenti
Risolvere un problema alla prima chiamata è un’esperienza immensamente positiva per il cliente, ma le correzioni, rendono spesso la chiamata molto lunga.
La scelta del dipartimento errato e la mancanza di autorizzazione o esperienza, possono portare a trasferimenti multipli o persino al un temuto periodo di richiamata entro le 48 ore.
In accordo con la ricerca di Zendesk, il 63% delle persone ha segnalato frustrazione con il trasferimento di chiamata e durante la risoluzione del problema, trasforma il rapporto con il cliente in uno stato molto difficile da gestire. Se c’è la necessitá di trasferire la chiamata, il Busy Lamp Field ti fará sapere se è possibile o no trasferire.
Conoscenza della situazione
Le luci lampeggianti sul ricevitore ottimizzano il controllo della situazione chiamate. Non serve chiedere se una persona è disponibile o cercare sul calendario, basta guardare la luce lampeggiante sul tuo dispositivo.
Questa funzionalità è particolarmente utile per i call center, team di vendita e team di controllo account delle industrie tecnologiche. La Luce di Occupazione è anche un ottimo strumento per rilevare la presenza per piccole aziende di receptionist.
Se tu hai il telefono impostato sulla funzione Non Disturbare, il tuo telefono non suonerá ma il BLF ti dará visibilitá sul volume di chiamate.
Presto Più funzionalità dal tocco umano
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