Il Risponditore Automatico (IVR) o più comunemente noto come Assistente Virtuale è un tool molto usato in Azienda. Questa potente funzione consente al chiamante di scegliere il giusto destinatario comodamente digitando il numero o accedendo al menù di riconoscimento vocale attraverso le impostazioni predefinite – ad esempio, Premere 1 per Vendite, 2 per Supporto.
Il Risponditore Automatico trasferirà quindi il chiamante all’operatore o reparto selezionati, tramite l’instradamento intelligente delle chiamate.
E più l’attesa è breve, più i tuoi clienti saranno soddisfatti. Ma non è tutto! In base a un recente studio sulla soddisfazione dei clienti condotto da Zendesk, è emerso che il 91% di loro preferisce un’opzione self-service piuttosto che parlare con un operatore o receptionist.
Una fetta più grande di clienti desidera automatizzare il processo di chiamata e un ulteriore 86% di loro è disposto a pagare di più per un servizio rapido e veloce.
Pertanto, l’implementazione di un Assistente automatico (IVR) è la soluzione ideale. Abbiamo elencato alcuni dei nostri migliori suggerimenti per le soluzioni di IVR che delizieranno i tuoi clienti dall’inizio alla fine.
Come ottenere il messaggio perfetto
Il messaggio che il cliente va ad ascoltare identifica i tuoi servizi e il Brand. Non ti limitare alla semplice riproduzione. Prima di tutto evita qualsiasi voce robotica o comunque computerizzata.
Parla lentamente, in modo chiaro e diretto. Poi, a seconda del settore di riferimento, utilizza un po’ di originalità laddove possibile. Assicurati di essere in un ambiente privo di qualsiasi rumore ed evita effetti sonori ad alta frequenza.
Ultima cosa, non meno importante: la chiave è essere brevi e concisi. Un cliente scontento non vuole perdere tempo al telefono, nell’attesa della risoluzione di un problema. E ricorda che nel Portale UC potrai sempre ascoltare il messaggio in anteprima prima di renderlo attivo e collegarlo al flusso di chiamata di Blueface,
Il Menu del Risponditore Automatico
Il Risponditore Automatico (IVR) fornisce strategie di instradamento intelligente delle chiamate per la tua azienda, risparmiando tempo e frustrazioni a personale e clienti. Per questo, più è strutturato, maggiore è l’efficienza del Sistema Telefonico e dei reparti selezionati.
“Il 75% dei clienti pensa che sia necessario troppo tempo per raggiungere l’operatore giusto”- dice Harris Interactive.
Secondo una recente ricerca condotta da Benchmark Portal, il menu di apertura dovrebbe essere limitato a sole 5 opzioni, in modo che il cliente non si confonda dalle troppe scelte. Blueface consiglia di disporre di 3 opzioni. In questo modo, offrirai una sufficiente scelta al cliente, senza confusione.
Non tutti vorranno avere a che fare con un assistente automatico. Quindi perchè non implementare un sistema semplice fin da subito, ad esempio premendo 0 per parlare con l’opzione del nostro team di assistenza clienti o tieni premuto e la tua chiamata riceverà risposta. Nota bene: gli accenti forti combinati con il riconoscimento vocale possono spesso creare più frustrazione di quanto la funzione cerchi di prevenire.
Segreteria professionale automatizzata
Se stai iniziando da zero o hai voglia di aggiornare il tuo attuale IVR, ricordati prima di tutto di creare una struttura sulla base del tuo business. Ci sono differenti interlocutori con cui parlare, per questo non esiste un messaggio in linea con tutti. Come tutta la tecnologia e i servizi, la capacità di adattare e modificare il routing delle chiamate e le opzioni IVR, può fare la differenza tra una customer experience positiva e negativa.
L’Assistente Automatico di Blueface consente di risparmiare tempo e denaro semplificando la configurazione, offrendo flessibilità e inviando aggiornamenti in tempo reale. Le nostre semplici opzioni, permettono un’esperienza self-service su misura al chiamante attraverso il Portale UC.
Contatta uno dei nostri esperti oggi o chiama al numero +39 06 622 77 630 e scopri quanto è facile trasformare le tue esigenze basate sulle chiamate con il Risponditore automatico (IVR) di Blueface.
