Cómo planificar el espacio de su oficina puede incrementar la productividad hasta en un 30%

Imagen de una oficina

By Brian Martin on September 15, 2017 in Negocios

Las estadísticas revelan que, cuando a los empleados se les permite diseñar su propio espacio de trabajo, rinden hasta un 30 por ciento más en el trabajo que en una oficina minimalista y hasta un 15 por ciento más que en una oficina decorada.

En 2010, Craig Knight, director de la consultora Identity Realization, realizó una investigación junto a Alex Haslam en la que participaron 47 empleados de Londres. En ella demostraron que permitir a sus empleados diseñar su propio espacio de oficina puede aumentar la productividad hasta un 30%.

Los expertos solían creer que las enfermedades que experimentaban las personas que trabajaban en un entorno de oficina, como estrés, ansiedad, depresión o hipertensión, etc., se debían a una mala gestión empresarial.

Sin embargo, Knight y Haslam, centraron su atención en un ambiente de trabajo actual y trataron de entender qué tipo de espacio de oficina hacía que la gente fuera más productiva y feliz, además de reducir las enfermedades anteriormente mencionadas.

Los dos científicos probaron cuatro diseños de oficina diferentes y pidieron a los voluntarios que pasaran una hora realizando simples tareas administrativas.

Los diseños eran los siguientes:

  1.  Un diseño sin nada – escritorio vacío, silla giratoria, lápiz, papel.
  2. Un diseño suavizado – con plantas y fotografías florales
  3. Un tercer diseño que tenía los mismos elementos básicos y las mismas decoraciones florales, pero los participantes del experimento – los trabajadores – recibieron plantas y fotografías, y fueron invitados a decorar el espacio.
  4. El cuarto diseño, como el tercero, tenía los mismos elementos básicos, los empleados podían decorar el espacio a su gusto pero una vez terminaron, los científicos entraron y reorganizaron de nuevo el espacio.

Los resultados fueron bastante interesantes. La mayoría de los participantes encontraron el primer diseño algo opresivo. El segundo – suavizado por las plantas y las fotografías – creó una mejor experiencia para los trabajadores que demostraron realizar una mejor y mayor cantidad de trabajo.

Los dos últimos diseños de oficinas, en comparación con los otros dos anteriores, diferían dramáticamente en cuanto productividad y satisfacción laboral.

Cuando los trabajadores eran autorizados a diseñar su propio espacio, experimentaban diversión y en consecuencia trabajaban más, incrementando así su productividad hasta en un 30 por ciento. En cambio, cuando los trabajadores no estaban autorizados a la organización de su espacio de trabajo, los empleados reaccionaban con un sentimiento de odio y el desempeño de sus tareas se veía perjudicado.

La productividad de los empleados y la mejor forma de adquirir talentos ha cobrado una mayor importancia en los últimos años. Esto ha provocado que se investiguen ciertos elementos en las oficinas como la forma de los escritorios, la temperatura, los colores e incluso el cuestionar la política del “escritorio limpio”.

Aquí le dejamos algunos otros consejos sobre cómo amueblar la oficina para mejorar el rendimiento de sus de sus empleados sin tener que invertir en mesas de billar, bares o piscinas.

Plantas y Ventanas

Investigadores de la Universidad Estatal de Texas encuestaron a 450 trabajadores de una oficina y descubrieron que las personas que trabajaban en una oficina con plantas y ventanas se sentían mejor con respecto a su trabajo que aquellos que lo hacían sin ventanas ni plantas.

Colores

Para mejorar la eficiencia laboral, los colores que mejor funcionan son los que aparecen más comúnmente en la naturaleza, el verde y el azul.

Si está a punto de decidir sobre el color de las paredes de su oficina, elija sabiamente, ya que puede tener un impacto considerable en el estado de ánimo, la productividad y los niveles de energía de sus empleados.

Aquí tiene un desglose de los mejores y peores colores para las paredes de su oficina y el diseño, de acuerdo con el estudio de la Universidad de Texas:

  • Manténgase alejado del gris, beige y blanco, ya que inducen una sensación de tristeza y depresión, especialmente en las mujeres. Púrpura y naranja tienen el mismo efecto en los hombres.
  • Para mejorar la eficiencia y el enfoque elija los colores más comunes de la naturaleza, verde y azul.
  • El azul es un color estable y relajante que ayuda a las personas a concentrarse, mientras que el verde es bueno para las personas que trabajan largas horas, ya que les ayuda a mantener la calma y ser eficientes.
  • Si usted está buscando incentivar la innovación entre sus artistas, escritores, diseñadores, desarrolladores y otros equipos creativos, es recomendable poner algunos colores amarillos suaves en las paredes.

Mantenga a sus empleados a una temperatura adecuada


Un estudio de ergonomía realizado en 2004 por la Universidad de Cornell demostró que el cambio de temperatura de un termostato de 20 grados a 25, redujo los errores de mecanografía de sus empleados en un 44% y la productividad aumentó un 150%.

“Los resultados de nuestro estudio también sugieren que elevar la temperatura ahorra a las empresas unos 2 euros por trabajador y por hora“, dijo el investigador principal, Alan Hedge – profesor de diseño y análisis ambiental, y director de Factores humanos y ergonomía del laboratorio de Cornell.

Oficinas con espacios abiertos – ¿tener o no tener?

El 34% de líderes de negocios dicen que más de la mitad de sus empleados trabajarán desde remoto en el año 2020. Las personas que trabajan desde su casa gestionan tareas un 9% más y realizan un 4% más de llamadas. El trabajo es un 13% más productivo.

El concepto de espacios abiertos de oficina nació a principios del siglo XX cuando el arquitecto Frank Lloyd Wright pensó que para ayudar a las personas a romper las barreras sociales que las dividían, se debía comenzar con las paredes reales. Creía que al hacerlo, aumentaría la productividad y se fomentaría una cultura de compartir.

La idea se difundió rápidamente y hoy, alrededor del 70% de los empleados en EE.UU. trabajan en espacios abiertos.

A pesar de que los fundamentos de ésta idea fueron apoyados, tal vez la idea no debió tomarse literalmente y haber sido implantada tan rápidamente en las oficinas. La razón por la que ésta idea se extendió tan rápido, se debió fundamentalmente a la reducción de costes de oficina, que suponía menores espacios requeridos por persona y mayores facilidades para realizar cualquier cambio.

Sin embargo, las constantes conversaciones, ya sea cara a cara o por teléfono, los teléfonos que suenan, la temperatura que no se puede ajustar para adaptarse a docenas de personas al mismo tiempo impactan negativamente sobre la productividad de los trabajadores.

Los primeros informes de personas que se quejan de la falta de concentración en las oficinas abiertas aparecen en 1970. En 2006, un estudio de UCSF demostró que los trabajadores de oficinas de espacios abiertos eran más propensos a percibir el ruido que los que trabajaban en espacios cerrados; además del malestar relacionado con la temperatura y mala calidad del aire.

A principios del siglo XXI, un nuevo modelo de trabajo comenzó a ser viable para un gran número de empleados – el trabajo a distancia. Como directivo, si esto no es algo que ya esté valorando, debe considerar la posibilidad de habilitar el trabajo a distancia en su negocio. Le ayudará a ser más competitivo al contratar y podría mejorar la productividad de sus empleados sin tener que invertir en la reorganización del espacio de su oficina.

Una encuesta realizada en 2014 en la Cumbre Mundial de Liderazgo en Londres reveló que más de la mitad de los empleados de su empresa estaría trabajando remotamente para el año 2020 según el 34% de los líderes de negocios.

Crear un entorno de trabajo remoto para sus empleados es cada vez más fácil con las tecnologías emergentes como los sistemas de telefonía VoIP alojados en la nube. En la mayoría de los casos, una conexión a Internet es todo lo que necesita su empleado para configurar un teléfono IP y acceder al software que necesita para completar sus tareas.

El teléfono VoIP tiene una amplia gama de características profesionales que potencian el trabajo a distancia como por ejemplo la funcionalidad `sígueme´. Gracias a esta función y  a tan sólo unos clics, puede redirigir llamadas telefónicas entrantes desde su teléfono fijo de oficina a un telefóno móvil o softphone.

Tenga en cuenta que los elementos ambientales de su oficina pueden aumentar o disminuir la productividad de sus empleados. Eche un vistazo a los resultados de las tasas de recursos humanos, tales como las tasas de retención de empleados y en la tasa de éxito de la contratación del talento que desea atraer a través de la perspectiva de su entorno de trabajo.

Pueden existir muchos factores que influyan en esas tasas, pero asegúrese que no sea el entorno de oficina el motivo por el que sus actuales o potenciales empleados pasen por alto a su organización. Si está buscando maneras de aumentar la productividad de su equipo, pedirles que ayuden con el diseño de la oficina puede ser un buen punto de partida.

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