Las funcionalidades de su sistema de telefonía Blueface

Ordenador con funcionalidades de Blueface

By Dylan Fahy on June 30, 2017 in Comunicación, Negocios, Tecnologia, VoIP

Los teléfonos fueron inventados en 1876. En esa época eran dispositivos grandes y pesados, capaces de transmitir y recibir mensajes de voz en distancias cortas. Sin embargo, hoy en día las comunicaciones han cambiado por completo. Con el paso de los años los teléfonos se han convertido en dispositivos más ligeros y transportables capaces de transmitir diálogo por todo el mundo.

El papel principal de los teléfonos hoy en día para las empresas es ayudarle a trabajar de manera más inteligente, proporcionando soluciones eficientes a sus necesidades de comunicación.

A medida que el diseño y las capacidades de los dispositivos cambiaban, la lista de funcionalidades también lo hacía rápidamente. No obstante, una reciente investigación mostró que todavía las negocios sólo utilizan alrededor del 10% de esas características.

Entonces, ¿cómo definir cuáles son las funcionalidades que necesita su negocio y cómo facilitarán a los procesos de negocio en su organización?

Basados en los datos de nuestros clientes, las cinco principales funciones de telefonía en la nube más utilizadas por empresas son las siguientes:

1. IVR / Operador-Automático
El operador automático es una función que le permite enrutar las llamadas directamente a la persona o departamento con el que el oyente desea hablar. Ésta funcionalidad proporciona un saludo y un menú de opciones al oyente sobre cómo redirigir la llamada.

Un IVR (o respuesta de voz interactiva) es una versión más elegante del asistente automático. Además de las características de la operadora automática, también es ideal para el manejo de tareas automatizadas que incluyen números y respuestas simples de sí o no.

Por ejemplo, si llama a su banco, puede pagar por teléfono ingresando los números en su cuenta de cheques. Hay una multitud de beneficios si obtiene un asistente automático o un IVR para su negocio.

Los ahorros de tiempo y costes son dos ventajas evidentes. Establecer un IVR que funcione para diferentes departamentos, horas de oficina, países, pagos, y mucho más, le ahorrará cientos de horas de tiempo a sus empleados. La satisfacción del cliente también aumentará dado que no tiene que esperar durante un período significativo de tiempo a que le atiendan y podrá dirigirse al departamento con el que desea hablar.

Además, notará un aumento significativo en la productividad de sus empleados.

Si no tiene recepcionista y su sistema de teléfono está configurado de una manera que sus empleados tienen que hacer frente a llamadas irrelevantes, la interrupción podría ser peor de lo que piensa. Investigaciones demuestran que se tarda de media unos 23 minutos y 15 segundos en volver a una tarea una vez interrumpida. Así que imagínese cuánto más productivo podría ser su oficina cuando su IVR esté respondiendo y clasificando las llamadas telefónicas.

2. Correo de Voz al Email
Con un sistema de teléfono en la nube puede hacer que todos sus mensajes de correo de voz se envíen directamente a la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Cuando alguien deja un mensaje, el archivo de audio, que se puede reproducir en cualquier dispositivo, se envía a su correo electrónico junto con los detalles de la persona que le llama.
Es muy práctico si está ocupado con reuniones, trabajando en una presentación, tiene varios teléfonos o simplemente no tiene tiempo para comprobar su buzón de voz.

También le puede ayudar a priorizar y organizar los mensajes importantes que tienen con más probabilidades de venta. El correo de voz al email le da la oportunidad de crear carpetas de escritorio permitiendo así categorizar sus mensajes.

Otro beneficio para su negocio es que le ayuda a responder a los mensajes más rápidamente. Un teléfono sin batería ya no podrá servirle de excusa para mantener a un cliente a la espera en un buzón de voz.

Como ya sabe, es hasta 6 o 7 veces más caro adquirir un nuevo cliente que retener a uno ya existente.

La mayoría de los clientes no tienen problema probando una nueva marca o empresa para obtener una mejor experiencia. De manera que no puede permitirse el lujo de perder ninguna llamada o no responder a los mensajes de voz lo más rápidamente posible.

Obtener sus mensajes de voz en su email le permite escucharlos en cualquier dispositivo y responder en cualquier momento cuando tenga oportunidad. Su bandeja de entrada también sirve como un recordatorio constante para revisar sus mensajes. El correo de voz al correo electrónico le ayuda a estar al corriente y mantener los niveles de satisfacción de sus clientes.

3. Transferencia de Llamadas
El desvío de llamadas es un servicio ofrecido por la mayoría de fabricantes de teléfonos para negocios. Reenvía las llamadas a un número determinado, por ejemplo, las llamadas de teléfono de una oficina pueden ser enviados al móvil de un empleado. En algunos sistemas, el desvío llamará a una serie de números hasta que obtenga una respuesta.

¿Por qué necesita ésta funcionalidad? En pocas palabras, porque aumenta la disponibilidad. Todo el mundo puede llegar a ser accesible con su teléfono de empresa, incluso cuando están fuera de la oficina.

Por otro lado, permita que sus empleados tengan mayor movilidad. ¿Está atrapado en un atasco de tráfico después de una reunión? ¿Tiene que viajar durante tres horas para conocer a un cliente muy importante? ¿Tiene problemas en casa y necesita permanecer en casa esperando a un fontanero? Para todos estos escenarios, la función de desvío de llamadas le permitirá recibir llamadas durante el tiempo que se encuentre fuera de la oficina.

El desvío de llamadas también permite que la imagen de la empresa tenga mayor presencia debido a que puede disponer de varios números que son remitidos a la una misma ubicación. Esto permite a los clientes llamar a un número local o gratuito y ser transferidos a la centralita o línea de teléfono principal del negocio. Algunos clientes prefieren esto en vez de hacer una llamada de larga distancia, lo que puede implicar cargos adicionales y dar la impresión de que el negocio es distante, remoto, o que directamente no funciona.

4. Conferencia de Llamadas
La conferencia de llamadas es una característica poderosa para cualquier sistema de telefonía empresarial, ya que puede mejorar de modo significativo la comunicación y la eficiencia, a la vez que ahorra tiempo y dinero.

La conferencia de llamadas hace posible tener reuniones en cualquier lugar y permitiendo a las empresas con múltiples ubicaciones operar eficazmente y realizar reuniones con regularidad. Puede mantenerse al día con socios o clientes importantes sin la necesidad de viajar.

5. El Funcionalidad ‘Sígueme’
La funcionalidad “sígueme” ha crecido con bastante popularidad en los últimos años gracias a la creciente dependencia que existe con los smartphones. Le permite hacer llamadas a los teléfonos fijos de sus empleados, de manera que si no se encuentran en la oficina , las llamadas podrán ser desviadas a sus móviles.

Por lo tanto, si uno de sus empleados se encuentra trabajando desde casa, visitando a un cliente o viajando por negocios, puede recibir llamadas importantes como si se encontrase en la oficina. Sus clientes nunca notarán la diferencia.
Esta funcionalidad puede aumentar favorablemente la movilidad y flexibilidad de todos sus empleados, e incluso la percepción de su negocio que estará siempre como disponible y accesible.
Además de facilitar el trabajo remoto, también hará que su empresa sea más atractiva de cara a todos sus empleados.

Obtenga más información sobre cómo las comunicaciones unificadas de Blueface pueden ayudar a su empresa.

¿Quiénes somos?
Blueface es un proveedor líder de servicios de comunicaciones unificadas para pequeñas empresas, grandes compañías y distribuidores internacionales. Fundada en 2004, la plataforma de voz cloud de Blueface brinda servicios telefónicos a más de 10.000 empresas de todo el mundo.

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