Gestire un team multisede – Smart Working

lavoro da remoto

By Eirik Claps on June 12, 2017 in Aziende, Comunicazioni, Tecnologia

“Lo Smart Working è un approccio organizzativo che ha l’obiettivo di combinare flessibilità, autonomia e collaborazione, usufruendo delle nuove tecnologie e strumenti per creare ambienti lavorativi fluidi e diffusi.”

In un mercato sempre più dinamico e globale, le aziende si adattano ed evolvono. Ecco che allora nasce il termine Smart Working. Si diffonde il lavoro in mobilità, da remoto, da casa e la condivisione di spazi di coworking. Gli ambienti lavorativi hanno subito una grande trasformazione e sono cambiate le modalità di organizzazione del lavoro stesso. È sempre più complicato per un manager gestire il proprio team di collaboratori.

Così la comunicazione assume un ruolo fondamentale per garantire coesione fra membri di un team multisede: per comunicare con tutti i dipendenti, rimanere in contatto con i colleghi, fissare obiettivi comuni e soprattutto monitorare l’attività svolta da tutti i membri del team con l’obiettivo di aumentare la produttività.

Sempre più aziende scelgono di adottare questa modalità di lavoro per sfruttare i potenziali benefici. Uno di questi è la possibilità di assumere nuovi collaboratori tra un numero maggiore di candidati, selezionando i migliori talenti disponibili sul mercato, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Questi talenti sono attratti da orari di lavoro flessibili e dalla possibilità di lavorare più vicino a casa o da casa, elementi che accrescono la loro motivazione. È un concetto che mette al centro i lavoratori stessi, le loro competenze, la loro creatività e la capacità di auto-organizzarsi.

Ma un manager, come può gestire un team multisede?

La Comunicazione è lo strumento necessario per …

La lontananza potrebbe rendere più difficile la diffusione di informazioni e l’organizzazione del lavoro perché viene a mancare il contatto diretto tra manager e collaboratore. Quando si gestisce un team da remoto bisogna ridurre al minimo il margine di errore, poiché un piccolo malinteso potrebbe portare a un grande spreco di tempo e lavoro. La soluzione c’è e consiste nella scelta dei corretti strumenti di comunicazione che devono essere selezionati e ottimizzati in base al proprio modello di business.

Tali strumenti possono rimuovere le barriere create dalla distanza fisica e rendono possibile instaurare un rapporto personale e diretto con gli altri collaboratori. Ad esempio, la chat interna può essere usata per conversazioni e comunicazioni rapide, l’email per una corrispondenza più dettagliata e le conference call per riunioni importanti che coinvolgono più partecipanti. In generale servono canali di comunicazione affidabili e flessibili.
Negli ultimi anni la tecnologia si è evoluta rapidamente a supporto della produttività e della collaborazione. Lo Smart Working sfrutta PC, tablet, smartphone e la diffusione dei servizi in Cloud che grazie a connessioni internet sempre migliori e più veloci hanno incoraggiato questo cambiamento rivoluzionario nell’organizzazione del lavoro.

In azienda, l’implementazione di una soluzione di Unified Communications consente di gestire in tempo reale e in modo centralizzato tutti gli strumenti di comunicazione e creare un ambiente lavorativo che facilita e incoraggia il dialogo aperto e frequente fra tutti i collaboratori. La tecnologia VoIP ed i Centralini in Cloud sfruttano semplicemente una connessione internet per offrire una serie di funzionalità che permettono di ridurre drasticamente i costi e aumentare la produttività dei lavoratori. La gestione online del centralino telefonico aziendale, i telefoni plug and play, i servizi di conference call, l’app softphone e la segreteria telefonica sulla propria email sono solo alcuni dei servizi offerti dagli operatori VoIP e a disposizione di tutte le aziende.

… aumentare la Produttività

I manager devono trovare la giusta combinazione tra i vari talenti, stili lavorativi e preferenze dei membri del proprio team per ottenere i migliori risultati possibili, non trovarsi nello stesso ufficio rende tutto più complicato.

Per mantenere alto il livello di coinvolgimento nell’attività aziendale, un manager deve comunicare costantemente ai lavoratori quali sono i progetti a lungo termine e gli obiettivi dell’azienda. Anche se in sedi differenti o se lavorano da casa, tutti devono sentirsi parte di un’unica organizzazione ed essere motivati a raggiungere obiettivi comuni. La distanza impedisce le interazioni spontanee che si creano quando si lavora fianco a fianco e che spesso vengono viste come perdite di tempo, ma che al contrario sono fondamentali. Scarsa comunicazione fra lavoratori è spesso sintomo di un atteggiamento di disimpegno.

Inoltre, per stimolare le persone, la trasparenza è essenziale. La diffusione periodica dei risultati e dei progressi raggiunti farà sentire i dipendenti apprezzati e parte di uno sforzo collettivo.

Lo Smart Working è un fenomeno che sta attirando l’attenzione di molti perché le opportunità per lavoratori e aziende sono notevoli. In Italia il numero di aziende che adottano questa modalità di lavoro sta gradualmente aumentando.

Un’azienda però deve essere pronta ad affrontare questo cambiamento e sebbene la gestione di un team multisede è più complessa, i manager possono mantenere i lavoratori produttivi e motivati adottando i migliori strumenti di comunicazione, tutto a vantaggio della produttività. La tecnologia VoIP e le Unified Communication sono la risposta a questa esigenza.

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