La Blueface portal allows you to send a call to an IVR (Interactive Voice Response). The IVR allows up to 9 options with multiple layers for each option.


STEP 1: Aggiungere un file audio all’IVR

Clicca sull’icona “Telefono“ presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata e clicca su “Flussi Chiamate“.

a) Trascina dalla lista l’icona “Menú“ e ponila nella schermata centrale di programmazione


b) Dall’icona “Impostazioni“ dell’elemento “Menú“, per selezionare il file audio dalla sezione “Media”.


c) Si aprirá una schermata “Menú Impostazioni Elemento”

d) Puoi selezionare un media esistente attraverso il menú a tendina




1. Media to Play: Choose from a dropdown menu of your uploaded media library audio files.

2. Description: Add a description for easy identification.
 
3. Add New Media: Clicking on [Add New Media +] will show the Media Uploader allowing you to add a new media file for this IVR. The upload should begin immediately, if not please click the [Add Media +] button. 

4. Record: Clicking on [Record] will allow you to directly record your message through the PC. Click on [Start Recording] in the new pop-up window. Once Complete enter a File Name and click Save.

5. Extra Options: Clicking on the [>] button to the right of Extra Options will show a free text box labelled Ring Back in Seconds. Here, you can enter the time in seconds that the phone(s) will ring before the Media File plays. 

STEP 2: Aggiungere le opzioni dell’IVR

Dopo aver aggiunto il file audio che verrà riprodotto ogni volta che qualcuno contatterà il tuo numero di telefono, puoi iniziare ad aggiungere le opzioni che permetteranno l’instradamento delle chiamate in entrata verso i tuoi dipendenti o i tuoi dipartimenti all’interno della tua azienda.

a) Seleziona l’elemento “Chiama” dalla lista degli elementi a destra e trascinalo nella schermata di progettazione del flusso chiamate, all’interno dell’elemento “Menú”.

b) L’elemento “Chiama” diventerà l’opzione numero 1 della tua IVR, oppure puoi impostare un numero diverso, cliccando sull’icona creare un IVR.

c) Clicca sul pulsante “Nota” se vuoi aggiungere un commento che ti aiuti a identificare meglio l’opzione 1

d) Digita il nome che vuoi attribuire a questa opzione


e) Clicca su “Ok” per salvare il commento

f) Quando il cursore del mouse si posizionerà su questo elemento, ti mostrerà le tue note relative all’opzione

g) Puoi modificare le note in qualsiasi momento cliccando sull’icona delle “Note”


h) Clicca sull’icona ‘Impostazioni’ dell’elemento “Chiama” per selezionare l’“Utente(i)” e/o il “Dispositivo(i)” o un numero esterno (Offnet) a cui vuoi indirizzare la chiamata quando l’opzione 1 viene selezionata.


i) Si aprirà la schermata “Impostazioni chiamata


j) A destra è possibile selezionare “Utenti”, “Dispositivi” e “ Gruppi”

k) A sinistra hai la possibilità di selezionare un numero esterno “Off Net” a cui deviare le chiamate

l) Clicca l’icona “Aggiungi” creare un IVR in fianco al nome dell’utente a cui desideri indirizzare la chiamata

m) In alternativa, fai clic su “Dispositivi” o “Gruppi” e clicca sull’icona aggiungi creare un IVR per selezionare il dispositivo o il gruppo di utenti desiderato.

n) Per deviare le chiamate a un numero estero al centralino, inserisci tale numero di telefono all’interno del riquadro “Numero Offnet”

o) Clicca sull’icona blu “Aggiungi” a lato del numero appena inserito

p) Clicca su “Ok” per salvare le impostazioni.

Ripeti i passaggi sopra descritti per ogni opzione o ramo che vuoi aggiungere, fino a un massimo di 9 opzioni.

Repeat the above steps for every option you want to add up to a maximum of 9 options

Step 3 – Add another layer

Within each option, you may wish calls to reach multiple layers.
Adding layers allows your calls to continue to ring onto other end points if they are not answered by the settings in your initial element. It also allows you to forward calls to voicemail.

a) Drag and drop the required element from the list on the right of the call flow designer screen

b) Place the element below the initial ‘Ring’ element

c) When using another ‘Ring’ element, configure the settings as in Step 2

d) When using voicemail, click the settings icon and select the voicemail box from the dropdown list

e) When using a ‘Play’ element click the ‘Settings’ icon and select the required piece of audio from the available audio on your account Repeat the above steps for every layer you want to add to each option

Example of Multi-layer IVR options