Tutorials Archive – Blueface

Segreteria telefonica

I messaggi di segreteria telefonica si possono trovare nella sezione “Risorse” all’interno del portale Blueface UC. All’interno di questa sezione è possibile visualizzare, scaricare ed eliminare i messaggi in segreteria.

La sezione “Segreteria Telefonica” è accessibile da tutti gli utenti che peró possono gestire solo i propri messaggi.

Gestire la segreteria telefonica

Nella sezione “Segreteria Telefonica” ogni utente può visualizzare i propri messaggi di segreteria telefonica, scaricando o eliminando i messaggi già ascoltati.

d) Clicca “Download” per scaricare i messaggi in segreteria.

Effettuare il download dei messaggi in segreteria

a) Clicca “Risorse” nel menu principale

b)Seleziona “Segreteria Telefonica”

c)Tutti i messaggi appariranno nella schermata

d) Clicca “Download” per scaricare i messaggi in segreteria.

Cancellare i messaggi in segreteria

a) Nella sezione dei messaggi in segreteria telefonica, hai la possibilità di cancellare le registrazioni cliccando sul tasto “X”

b) Prima di procedere con la cancellazione definitiva, viene richiesta una conferma.

c) Clicca “Ok” per confermare

d) Clicca “Cancella” se non vuoi procedere con l’eliminazione del messaggio

Caselle di segreteria telefonica

a) Nel menú clicca sull’icona del “Telefono”
b) Clicca su “Caselle di segreteria”
c) Comparirà la schermata di “Impostazioni caselle di segreteria telefonica”
d) Clicca su aggiungi “Aggiungi casella di segreteria telefonica” in alto a destra
e) Inserisci l’indirizzo email da associare alla segreteria telefonica per ricevere notifiche ogni volta che ricevi un messaggio
f) Scegli anche un numero “PIN” per sicurezza
g) Seleziona “Chiedi PIN” per confermare di voler impostare un codice PIN che verrà richiesto ogni volta che accedi alla segreteria telefonica
h) Clicca su “Impostazioni predefinite” per applicare impostazioni standard predefinite alle tue caselle di segreteria telefonica.
A questo punto la casella di segreteria sarà aggiunta all’account. Ripeti questo processo tutte le volte che vuoi aggiungere una nuova “Casella di segreteria” al tuo account.

2. Modificare una Casella di segreteria telefonica
In questa sezione del portale, l’Amministratore dell’account può modificare i dettagli delle caselle di segreteria telefonica in qualunque momento.
a) Clicca sul pulsante “Modifica” edit-compressor che si trova all’estrema destra della “Casella di segreteria telefonica” che desideri modificare
b) Si aprirà la finestra “Modifica la casella di segreteria telefonica”
Nota: le caselle di segreteria telefonica possono contenere solo un indirizzo email
c) Modifica l’indirizzo email, il Pin e l’utente a cui si vuole assegnare la casella di segreteria.
d) Clicca “Salva” in basso a sinistra per salvare le modifiche

The mailbox will now be added to the account.

3. Eliminare una casella di segreteria – Solo l’Amministratore dell’account
Nella sezione dedicata alle impostazioni delle caselle di segreteria, l’amministratore dell’account può eliminare le caselle in qualsiasi momento semplicemente cliccando sul tasto “X”.
Nota: se la caselle di segreteria telefonica sono associate ad un utente, devi separarle prima di cancellarle.

Speed Dials

Lo Speed Dial ti permette di configurare i tasti laterali del dispositivo in modo da associare un numero di telefono specifico ad ogni tasto e contattare tale numero semplicemente premendo il tasto di riferimento.

a) Clicca sul tab ‘Funzioni’ a destra, nella pagina dedicata al dispositivo

b) Vedrai una lista di ‘Linee’ con riferimento a quello specifico dispositivo. Ogni linea corrisponde ad uno specifico tasto a lato del telefono

c) Le linee 1,2,3 e 4 devono rimanere vuote perché servono per ricevere e trasferire le chiamate

d) Partendo dalla Linea 5, clicca su ‘Modifica’ edit-compressor a destra della linea

e) Seleziona ‘Speed Dial’ dal menu a tendina

f) Seleziona il ‘Nome Display’ che vuoi associare a questo a questo ‘Speed Dial’

g) Inserisci all’interno del “Valore Param” il numero di telefono che vuoi associare a questa linea

h) Clicca sulla freccia blu ‘Salva’ per salvare le impostazioni

i) Lo Speed Dial è ora impostato su questa ‘Linea’ del ‘Dispositivo

Configurare funzionalitá aggiuntive sul telefono IP: Linee

La funzione ‘Line selection’ permette di impostare una specifica linea sul dispositivo in modo che uno specifico caller ID venga mostrato quando vengono effettuate le chiamate. Nel caso di chiamate in entrata, ti permette anche di sapere quale numero il chiamante ha digitato per contattarti. É possibile associando tale numero ad una ‘Linea’ del dispositivo all’interno di un ‘Flusso chiamata’.

Ecco come impostare questa funzione sul dispositivo:

b) Vedrai una lista di ‘Linee’ con riferimento a quello specifico dispositivo. Ogni linea corrisponde ad uno specifico tasto a lato del telefono

b)Si aprirà la pagina che mostra i dettagli del dispositivo

d) Partendo dalla Linea 5, clicca su ‘Modifica’ edit-compressor a destra della linea

d) Ogni numero rappresenta una linea; seleziona la linea che vuoi impostare e usa il tasto ‘Modifica’ edit-compressor sulla destra.

e) Dal menu a tendina, selezione l’opzione ‘Line selection’

f) Sotto a ‘Nome Display’ inserisci il nome o descrizione che vuoi associare a tale linea

g) Clicca sull’icona icona-menu per selezionare la ‘Linea’

h) Clicca su ‘Seleziona’ per associare la ‘Linea’ corrispondente

i) Per salvare, seleziona l’icona ‘Salva’ a destra salva-blu

Configurare funzionalitá aggiuntive sul telefono IP: BLF

Busy Lamp Field permette di monitorare una linea sul dispositivo di un altro utente e consente di verificare quando la linea è occupata o se sta ricevendo una chiamata tramite una luce che lampeggia sul tasto funzione del telefono.

La funzionalitá Busy Lamp Field è disponibile solo per determinati dispositivi : Panasonic UT133, UT136, UT248, HDV230, HDV330 and HDV20.

Per configurare il Busy Lamp Field (BLF) :

a) Nella sezione ‘Dispositivi’, clicca il tasto ‘Modifica’ blf a destra del dispositivo che vuoi configurare

b) Si aprirà una pagina che mostra i dettagli del dispositivo

c) Clicca ‘Funzioni’

d) Vedrai una lista di ‘Linee’ del telefono. Ogni linea corrisponde a un tasto funzione a lato del dispositivo.

e) Le linee 1,2,3 e 4 devono rimanere libere perché servono per ricevere e trasferire chiamate

f) Partendo dalla Linea 5, clicca su ‘Modifica’ blf a destra

g) Dal menu a tendina seleziona ‘BLF’ per configurare la funzione Busy Lamp Field

h) Nel secondo campo inserisci il ‘Nome’ che vuoi associare a questa linea

i) Clicca sull’icona ‘Menu’ blf e seleziona il ‘Valore Param’

j) Si aprirá una schermata che mostrerá la lista dei dispositivi associati al tuo account

k) Clicca sull’icona ‘Menu’ icona-menu a destra per selezionare la ‘Linea’ del ‘Dispositivo’ che vuoi monitorare

l) Clicca sul tasto salva-blu a destra del dispositivo e clicca sul tasto ‘Seleziona’ a destra della linea specifica che si vuole monitorare

m) La schermata si chiuderà e vedrai la ‘Linea’ appena impostata

n) Clicca ‘Salva’ per salvare le impostazioni

o) La linea è stata impostata sulla funzionalità Busy Lamp Field

Deviare le chiamate ad un Utente, un Dispositivo o un numero esterno (Off-Net number)

Introduzione

È possibile deviare le chiamate quando si possiedono linee dirette o numerazioni interne. Puó essere usata in un ufficio in cui tutte le chiamate in entrata sono destinate a uno specifico utente o un solo dispositivo.

Per deviare le chiamate basta seguire questi pochi passaggi:

a) Inizia facendo clic sull’icona “Telefono” presente nel menù situato nella parte sinistra della home page e clicca su “Flussi Chiamata”.

b) Clicca su “Crea un nuovo flusso chiamate” e si aprirá la schermata di Progettazione

c) Seleziona l’elemento “Chiama” dal menú

d) Trascina l’elemento “Chiama” al centro del riquadro di progettazione

e) Clicca sull’icona delle impostazioni Icona impostazioni all’interno dell’elemento “Chiama”

f) In automatico si aprirá una schermata che mostrerá le opzioni di “Impostazioni chiamata”

g) All’interno della schermata, sulla destra hai la possibilitá di selezionare “Utente”, “Dispositivo” o “Gruppo”

h) Sulla sinistra hai l’opzione di inserire un “Numero Offnet”, cioè un numero esterno al tuo centralino a cui poter inoltrare o deviare le chiamate.

i) Clicca su “Aggiungi” Piú in fianco all’Utente che deve ricevere le chiamate

j) In alternativa, clicca su “Dispositivi” o “Gruppi” e seleziona il dispositivo o gruppo di utenti che desideri cliccando sull’icona “Aggiungi” a lato

k) Per deviare le chiamate a un altro numero, inserisci il numero esterno a cui desideri deviare le chiamate all’interno del riquadro “Numero Offnet”

l) Clicca sull’icona icona "Aggiungi" per aggiungerlo

m) Una volta selezionato il setup che desideri, clicca “ok” in basso a destra per salvare le impostazioni

Opzioni Extra

All’interno dell’elemento “Chiama”, in basso a sinistra nella schermata “Impostazioni chiamata”, compare la sezione “Opzioni extra”. Qui hai la possibilità di scegliere e impostare il “File audio in broadcast” e la “Tipologia di suoneria”.

3. Aggiungere un file Audio broadcast

L’opzione “File audio in broadcast” permette di impostare un breve file audio che verrà riprodotto sia per la persona che effettua la chiamate sia per la persona che la riceve, subito dopo aver risposto alla chiamata. Il file audio quindi verrà sentito da entrambi gli interlocutori e una volta terminato, colui che ha ricevuto la chiamata potrà parlare per iniziare la conversazione. Ecco come aggiungere un file audio:

a) Clicca sulla freccia blu a destra di “Opzioni extra” Deviare le chiamate

b) Per aggiungere il file, clicca sulla matita blu vicino a “File audio in broadcast”

c) Dal menú a tendina, seleziona il file audio che desideri

d) In alternativa, clicca su “Carica media” per aggiungere un nuovo file audio.

e) Clicca su “Ok” per salvare le nuove impostazioni.

Come creare un IVR

Il portale di Blueface permette di indirizzare la chiamata ad un IVR (Interactive Voice Response). Creare un IVR ti permette di aggiungere fino a 9 opzioni, che a loro volta permettono ulteriori livelli di dettaglio.

Clicca sull’icona “Telefono“ presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata e clicca su “Flussi Chiamate“.

Non ci sono limitazioni relativamente al numero di livelli da cui è composto l’IVR e alla sua complessità. Per progettare un nuovo flusso di chiamata, clicca “Crea un nuovo flusso“ in alto a destra:

Clicca sull’icona “Telefono“ presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata e clicca su “Flussi Chiamate“.

a) Trascina dalla lista l’icona “Menú“ e ponila nella schermata centrale di programmazione

b) Dall’icona “Impostazioni“ dell’elemento “Menú“, per selezionare il file audio dalla sezione “Media”.

c) Si aprirá una schermata “Menú Impostazioni Elemento”

d) Puoi selezionare un media esistente attraverso il menú a tendina

e) Per salvare le impostazioni clicca su “Ok”

OPPURE

f) Puoi aggiungere un nuovo file cliccando su creare un IVR.

g) Utilizza l’opzione “Trascina File” (drag&drop) o “Sfoglia” (browse) per selezionare il file audio da caricare.

h) Clicca “Aggiungi Media” per caricare il file. L’operazione richiede qualche secondo.

i) Per salvare le impostazioni clicca “Ok” quando il nome del file appare sulla barra dei File Audio riproducibili

STEP 2: Aggiungere le opzioni dell’IVR

Dopo aver aggiunto il file audio che verrà riprodotto ogni volta che qualcuno contatterà il tuo numero di telefono, puoi iniziare ad aggiungere le opzioni che permetteranno l’instradamento delle chiamate in entrata verso i tuoi dipendenti o i tuoi dipartimenti all’interno della tua azienda.

a) Seleziona l’elemento “Chiama” dalla lista degli elementi a destra e trascinalo nella schermata di progettazione del flusso chiamate, all’interno dell’elemento “Menú”.

b) L’elemento “Chiama” diventerà l’opzione numero 1 della tua IVR, oppure puoi impostare un numero diverso, cliccando sull’icona creare un IVR.

c) Clicca sul pulsante “Nota” se vuoi aggiungere un commento che ti aiuti a identificare meglio l’opzione 1

d) Digita il nome che vuoi attribuire a questa opzione

e) Clicca su “Ok” per salvare il commento

f) Quando il cursore del mouse si posizionerà su questo elemento, ti mostrerà le tue note relative all’opzione

g) Puoi modificare le note in qualsiasi momento cliccando sull’icona delle “Note”

h) Clicca sull’icona ‘Impostazioni’ dell’elemento “Chiama” per selezionare l’“Utente(i)” e/o il “Dispositivo(i)” o un numero esterno (Offnet) a cui vuoi indirizzare la chiamata quando l’opzione 1 viene selezionata.

i) Si aprirà la schermata “Impostazioni chiamata

j) A destra è possibile selezionare “Utenti”, “Dispositivi” e “ Gruppi”

k) A sinistra hai la possibilità di selezionare un numero esterno “Off Net” a cui deviare le chiamate

l) Clicca l’icona “Aggiungi” creare un IVR in fianco al nome dell’utente a cui desideri indirizzare la chiamata

m) In alternativa, fai clic su “Dispositivi” o “Gruppi” e clicca sull’icona aggiungi creare un IVR per selezionare il dispositivo o il gruppo di utenti desiderato.

n) Per deviare le chiamate a un numero estero al centralino, inserisci tale numero di telefono all’interno del riquadro “Numero Offnet”

o) Clicca sull’icona blu “Aggiungi” a lato del numero appena inserito

p) Clicca su “Ok” per salvare le impostazioni.

Ripeti i passaggi sopra descritti per ogni opzione o ramo che vuoi aggiungere, fino a un massimo di 9 opzioni.

Impostare gli orari dell’IVR

Introduzione

Come abbiamo già visto, il portale Blueface da la possibilità di indirizzare una chiamata a un IVR. È inoltre possibile impostare gli orari applicando “Orari di apertura e chiusura”.

a) Trascina dalla lista l’icona “Menú“ e ponila nella schermata centrale di programmazione

b) Trascina l’elemento “Ora del giorno” dalla lista degli elementi nella schermata di progettazione

c) Clicca sull’icona “impostazioni” presente nell’elemento “Ora del giorno”.

Impostare gli orari di apertura e chiusura

L’impostazione di “Orari di Apertura e Chiusura” permette di selezionare “Mesi”, “Giorni del mese” o “Giorni della settimana” a cui verranno applicate le regole da te scelte.

Se desideri impostare gli orari solo per alcuni mesi dell’anno puoi farlo selezionando i “Mesi” e/o “Giorni del mese”. In alternativa puoi impostare gli orari di apertura e chiusura dell’ufficio per tutto l’anno, selezionando la casella “Orario” e “Giorni della settimana”.

Cliccando su “Opzioni” avrai inoltre la possibilità di impostare automaticamente i giorni festivi nazionali.

Step 1: Selezionare gli orari di apertura e chiusura del tuo ufficio

a) Clicca su “Orario” per impostare gli orari di apertura e chiusura del tuo ufficio.

b) Clicca sulla casella bianca accanto a “Orari” per attivare questa opzione.

c) Sposta il cursore per impostare gli orari di apertura e chiusura.

Ora bisogna impostare i giorni della settimana.

Step 2: Selezionare i giorni della settimana in cui riceverai chiamate in ufficio

a) Clicca su “Giorni della settimana” e seleziona i giorni in cui il tuo ufficio è aperto

b) Clicca sul riquadro bianco vicino a “Giorni della settimana” per attivare l’opzione e selezionare i giorni

c) Clicca sui giorni in cui l’ufficio é aperto negli orari precedentemente selezionati

d) Clicca “Ok” in basso a destra per salvare le impostazioni

e) Se necessario, clicca su “Aggiungi Orario” per applicare altre regole relative agli “Orari di apertura e chiusura” es: da lunedi a giovedi 8:30 – 17:30 e venerdi 8:30 – 17:00

f) L’icona “i” in basso a sinistra fornisce un breve sommario di tutte le impostazioni orarie applicate.

g) Clicca su “Ok” per salvare le impostazioni

Step 3: Nominare l’opzione “Ora del giorno” Una volta salvate le impostazioni, l’opzione “Ora del giorno” diventerà blu nella schermata principale di progettazione del flusso chiamata.

Nel caso in cui nel tuo “Flusso di chiamata” vuoi inserire più di una volta l’opzione relativa all’ ”Ora del giorno” è utile aggiungere a questo elemento un’etichetta/una nota con una breve descrizione che permetta di identificare l’elemento a colpo d’occhio.

a) Clicca sull’icona “Nota” a destra dell’elemento “Ora del giorno”

b) Si aprirà una finestra “Note”

c) Inserisci all’interno del riquadro bianco la descrizione che vuoi applicare a tale elemento

d) Ogni volta che vai sul tuo “Flusso di chiamata”, spostando il cursore sull’icona delle note vedrai comparire la descrizione che hai impostato.

Creare un gruppo di utenti

a) Per creare un gruppo di utenti, clicca sull’icona ‘Persone’ creare un gruppo di utenti presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata, clicca su ‘Utente’
b) Clicca sull’icona ‘Gruppi’

c) Seleziona ‘Aggiungi Gruppo’ in alto a destra e si aprirá una schermata con i ‘Dettagli Gruppo’

d) Fai clic su ‘Aggiungi Utente’ per selezionare gli utenti che vuoi includere in questo gruppo.

e) Seleziona gli utenti che vuoi includere

f) Clicca ‘Seleziona’ in basso a destra per aggiungere gli utenti selezionati al gruppo
g) Assegna un ‘Nome’ e una ’Descrizione’ al gruppo per identificarlo facilmente
h) Clicca ‘Salva’ in basso a destra per completare l’operazione

i) Il ‘Gruppo’ apparirà nella sezione dedicata agli ‘Utenti’
j) Puoi cliccare sull’icona del gruppo per visualizzare in qualsiasi momento la lista degli utenti inclusi nel gruppo
k) Se desideri apportare dei cambiamenti al gruppo, clicca sull’icona ‘Modifica’ creare un gruppo di utenti in basso a destra e potrai aggiungere o rimuovere gli utenti che desideri

l) Imposta un utente come ‘Amministratore Gruppo’ per permettergli di visualizzare il Registro Chiamate del gruppo con i privilegi di un Amministratore Account
m) I gruppi possono essere utilizzati anche nella progettazione dei flussi chiamata in quanto semplificano la creazione di gruppi di chiamata

Call Flow Overview

I flussi di chiamata permettono di determinare l’Utente’ e il ‘Dispositivo’ a cui è collegato un numero. Consente anche di impostare un IVR, orari di apertura e chiusura o la deviazione di chiamata su un numero esterno.

Prima di procedere, assicurati che tutti gli “Utenti”, i “Numeri” e i “Dispositivi” che vuoi collegare siano stati aggiunti all’account.

Per accedere alla sezione dei ‘Flussi Chiamata’ :

a) Clicca su “Crea un Nuovo Flusso Chiamate”

b) Si aprirá uno schermo in cui potrai progettare il tuo flusso di chiamata

Da questa pagina potrai gestire il routing delle chiamate o impostare un IVR e gruppi di chiamata in base alle necessità della tua azienda con la possibilità di modificare queste impostazioni ogni volta che ne avrai bisogno.

Elementi dei flussi di chiamata

A destra dello schermo puoi vedere una lista di icone, chiamate ‘Elementi’ che ti permettono di progettare il tuo flusso di chiamata.

Di seguito una lista degli elementi con una breve descrizione: Chiama

Fai squillare un dispositivo o più dispositivi in simultanea oppure trasferisci le chiamate a numerazioni esterne alla rete Blueface: Messaggio Vocale.

 Indirizza la chiamata alla segreteria telefonica: Ora Del Giorno.

Imposta il routing delle chiamate in base agli orari di apertura e chiusura Menu.

Risponditore Automatico, o IVR  (da 0 a 9 opzioni) Pagainazione.

Paging dei terminali: raggiungi più utenti e/o dispositivi in simultanea Play.

  Riproduci un file audio precedentemente caricato: Conferenza.

Indirizza la chiamata al servizio di teleconferenza: Park.

Call parking lot: per recuperare una chiamata che è stata parcheggiata sul relativo numero: Flusso Chiamate.

Invia la chiamata ad un flusso chiamate giá esistente: Musica d’attesa.

Riproduci musiche di attesa (max 3h)

Eco test (max 3h)

Seleziona l’elemento che vuoi inserire nei flussi di chiamata e con il cursore trascina l’elemento all’interno del riquadro dedicato alla progettazione del flusso chiamata.

Questa pagina contiene solo una panoramica degli elementi che è possibile trovare all’interno della pagina dedicata ai flussi chiamata. Quando il vostro account viene creato sulla piattaforma Blueface UC, il nostro reparto tecnico imposterá il flusso chiamata seguendo le regole da voi indicate. Tale impostazione puó essere modificata in qualsiasi momento.

Collegare il flusso chiamata ad un numero di telefono

Dopo aver creato un flusso chiamata, è necessario collegarlo al numero a cui lo si vuole associare. Per farlo:

a) clicca sull’icona ‘Telefono’ a sinistra dello schermo

Telefono e poi clicca sull’opzione ‘Numeri’.

b) Una volta trovato il numero a cui si vuole associare il flusso chiamata, clicca sul tasto blu ‘Modifica’ situato a destra del numero che si vuole utilizzare.

c) Seleziona il flusso chiamate dal menu a tendina e seleziona “Salva”.

Il numero ora squillerà seguendo le regole specificate all’interno del flusso chiamate.

Collegare e separare un numero da un flusso chiamata

Ogni numero (interno o esterno) deve essere collegato a un flusso chiamata. Nel caso in cui volessi modificare le regole del centralino, ricerca il numero di telefono nella sezione dei ‘Numeri’.

Quando trovi il numero di telefono, clicca su “Disconnetti flusso chiamate”.

Dopo aver creato il nuovo flusso chiamata che vuoi associare a tale numero, fai clic su “Connetti Flusso chiamate”  e seleziona il flusso che vuoi associare oppure segui il procedimento descritto nel paragrafo preecedente ( “Collegare il flusso chiamata ad un numero di telefono” ).

Informazioni sull’Account

Dettagli dell’account

Clicca sul simbolo ‘i’ nella sezione a sinistra del portale per poter accedere alle informazioni dell’account.

In questa sezione puoi visualizzare o modificare dettagli come:

1.Dettagli dell’account: cambia o aggiungi il numero di partita IVA dell’azienda, il sito e la descrizione di quest’ultimo.

Indirizzi

Digita l’indirizzo email che vuoi utilizzare per il tuo account Blueface. Questo è l’indirizzo email a cui verranno inviate le fatture mensili e qualsiasi comunicazione relativa all’account.

Numero contatto

Numero contatto: aggiungi, modifica o rimuovi i numeri che Blueface utilizzerá per mettersi in contatto con te.

Indirizzi

Indirizzi: aggiungi uno o più indirizzi da utilizzare per spedizioni e fatturazione.

I campi obbligatori saranno evidenziati in blu.

Federazioni

Federazioni: visualizza e gestisci le Federazioni, se sono associate a questo account.

Musica d’attesa personalizzata

Musica d’attesa personalizzata : seleziona uno o più file audio da riprodurre mentre i tuoi clienti sono in attesa.

Se vengono selezionati più file, saranno riprodotti in modo ciclico ogni volta che si attiva la ‘Musica di attesa’. Il portale Blueface supporta i seguenti formati di file audio: .wma, .flac, .mp1, .mp2, .mp3, .mp4, .opus, .ra. 


Audio per il massimo di linee disponibili

Audio per il massimo di linee disponibili: imposta un audio specifico da utilizzare in caso di raggiungimento del numero massimo di chiamate in entrata ed in uscita.

Elenco telefonico nazionale

Elenco telefonico nazionale : scegli se essere inserito o non essere inserito nelle Pagine Bianche

Aggiungere un Utente

Per sfruttare al meglio tutte le funzionalità offerte dal portale, ti sarà richiesto di aggiungere ogni collaboratore come un ‘Utente’ del centralino.

a) Per aggiungere un ‘Utente’ all’account, spostati sull’icona ‘Persone’ presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata, clicca su ‘Utenti’.

b) Fai clic sul tasto blu ‘Aggiungi Utente’ sulla destra della pagina.

c) Si aprirà la sezione ‘Aggiungi Utente’ in cui dovrai compilare un form e inserire i dettagli del nuovo utente.

d) A sinistra hai la possibilità di bloccare alcune tipologie di chiamate in uscita, in particolare: verso numeri nazionali, internazionali, cellulari e numeri premium (numeri a pagamento).

e) Nella sezione situata in basso a sinistra della pagina, puoi decidere se abilitare gli utenti a registrare le chiamate

f) A destra puoi assegnare all’utente un ‘Dispositivo’ e decidere il ‘Ruolo dell’Utente’

g) In basso a destra, nel riquadro ‘Opzioni’ puoi concedere l’autorizzazione a ‘Generare un flusso di chiamata’ o abilitare gli utenti ad inviare fax o ‘Creare una segreteria telefonica’. Infine selezionando ‘Genera contatto’ aggiungi l’utente nei contatti della rubrica aziendale;

h) Per completare la configurazione, dovrai inviare all’utente una mail con username e password, indispensabili per accedere al portale Blueface;

i) Fai clic su ‘Salva’ per completare il setup e aggiungere l’utente;

The newly added User will then be listed within the User List on the left hand side of the page. It is possible to find a specific User via the Search option at the top of the User Page and you can also edit the user’s details by clicking the blue icon to right of each user’s name.

Aggiungere numeri interni

To add an internal number, click on the selected user, go to Settings tab and select the “+” button. On the pop up screen that appears, you can then enter the desired number. Click Create and Add and this will allocate the number to the account.

Assegnare un dispositivo ad un utente

To allocate a device to a specific User, navigate to the users section.

Click on the blue Edit button on the right hand side of the employee’s name and then select the Devices tab. Then click on Allocate to select a device:

When you see the window with available phones, choose a line to pair your chosen device with and then Allocate.

If you wish to edit the device, click on the Device Icon. This will open a new window and you can edit the device as needed.

Cronologia delle Chiamate

To view your Cronologia delle Chiamate, select the Phone icon from the navigation bar and select call history from the drop down menu.

Call History allows you to inspect the complete history of each UC PORTAL User who has with a linked device.

Select a User you wish to see the call history for. You can filter by Call Type — Voice or Fax or all — as well as devices and the time period you want to collect data from.

Once you have visualized your list of calls, click on the Download button in the bottom right hand corner of the page to export the data.

Registrazione Delle Chiamate

The Blueface Unified Communications Portal allows users to record and review every call made and received.

d) Clicca nel box ‘Registrazione Chiamate’ per modificare le impostazioni

e) Seleziona ‘Registra sempre’, per registrare automaticamente tutte le chiamate effettuate e ricevute dall’utente.

f) In alternativa, seleziona ‘Registra opzionalmente’ per permettere all’utente di attivare manualmente la registrazione delle chiamate quando necessario.

Nota Bene: quando viene selezionata l’opzione ‘Registra opzionalmente’, l’utente deve premere i tasti *1 per iniziare la registrazione e *2 per terminare la registrazione. Tutta la chiamata verrà registrata fino a quando i tasti *2 non saranno selezionati.

Visualizzare o scaricare le registrazioni dell’Utente’

a) Per accedere a questa funzione, clicca sull’icona ‘Risorse’ situata nel menù a sinistra dello schermo.

b) Cliccasu ‘Registrazioni’.


c) Si aprirà la pagine delle registrazioni.


d) Seleziona l’arco di tempo a cui sei interessato

To download call recordings, select the ‘User’ or a Group and the timeframe and click Download.

To set up call recording you must enable it on a Users profile. Navigate to the user section and click to edit their profile.

Go to the Settings tab and click on the drop down menu for call recording and select between Never record, Always record or Optionally record.

Complete the setup by clicking on the Save button.

k) Clicca ‘Download selezionati’ per scaricare tutte le registrazioni selezionate

l) Clicca su ‘Elimina elementi selezionati’ per eliminare tutte le registrazioni selezionate. Ricorda di salvarle sul tuo pc prima di procedere con l’eliminazione.


Nota bene: le registrazioni delle chiamate saranno disponibili per 3 mesi o per un massimo di 100 ore di registrazione. Quando questo limite viene raggiunto, le registrazioni verranno eliminate automaticamente partendo dalla più vecchia.

Controllare lo stato del dispositivo

Con questa funzione è possibile controllare lo stato del dispositivo; puoi vedere se è connesso e se tutte le linee stanno funzionando correttamente.

a)Clicca sull’icona ‘Telefono’ presente nel menù situato nella parte sinistra della schermata

b) Clicca ‘Dispositivi’.

If the circle around the image of the device is blue, your device line is operating as normal. If the Line Status tab is all blue, all available lines on this particular device are active. If the phone is not connected, the circle will show pink.

Se il telefono non è connesso, il cerchio sarà di colore rosa.

Quando il dispositivo presenta più di una linea ma non tutte le linee sono attive, la barra si presenterà in parte di colore rosa.

Muovendo il puntatore del mouse sulla barra di ‘Stato linea’, potrai visualizzare quante linee sono attive e quante no.

a) Posiziona il mouse sulla barra ‘Stato Linea’ per verificare se le linee sono attive o inattive.

If you then click on the Line Status bar you will be able to see the details of each line and identify which one is not active. To better recognise which one is inactive, click on the blue edit button on the right hand side of the bar.

Rimuovere un dispositivo dall’account

It is possible to remove a Device from your unified communications portal account. To do so, navigate to the devices section.

From the Device page, search for the device you want to delete and then click on the Edit button in the bottom right hand corner.

This will bring you to the page with all the device’s details. Click on the pink X Delete button to below the device image to remove the device.

Conference Call

Each User has access to Conference Call services, with a private Conference Room that can host up to 8 participants. Conference room and PIN details can be found in the User Account Settings tab.

c) Prendi nota del Numero della room e del PIN per condividerli con i partecipanti alla chiamata in teleconferenza.

When a bridge number is dialed, the caller will be prompted to enter a five-digit PIN to access the conference room and join the call. For every new Conference, click on Reset Room PIN to randomly generate a new access code.

Introduzione ai flussi di chiamata

Welcome to your Blueface UC portal dashboard.

oppure

Per creare flussi di chiamata:

a) Clicca su: Crea un nuovo flusso chiamate 

b) Si aprirá uno schermo in cui potrai progettare il tuo flusso di chiamata

It gives you an overview of the Users, Contacts, Voicemails, Devices and Calls on your account.

You may also view a graph with the summary of all daily calls, sorted by Incoming and Outgoing as well as the Total of calls made and received.

Il numero ora squillerà seguendo le regole specificate all’interno del flusso chiamate.

On the right hand side, more detailed Incoming Calls/Outgoing Call figures.

Dopo aver creato il nuovo flusso chiamata che vuoi associare a tale numero, fai clic su “Connetti Flusso chiamate” e seleziona il flusso che vuoi associare oppure segui il procedimento descritto nel paragrafo preecedente ( “Collegare il flusso chiamata ad un numero di telefono”).

Modificare le impostazioni dell’utente

To edit a users details, navigate to the users section and the list of current Users will appear. Clicking the Blue Edit Button to the right of each name will allow you to view and edit their details.

In the Details tab, you can see the basic contact information and the User’s role. If you are an Admin level account, you can also edit any User’s role.

In the Settings tab, you can set up and edit call settings like internal and external numbers, video conferencing access, call recording, call barring, and fax settings. This is also where you are able to see the conferencing details assigned to a user and reset their conference room PIN if necessary.

In the Devices tab, you will be able to allocate devices to a user or remove their allocation.
In the Mailboxes tab, you can allocate a voicemail box to the user.
In the Groups tab, you can add the user to one of the Groups, for example, marketing or the sales group.

Welcome to a very special Christmas tutorial that will help you kick back and relax during the Holiday Season. In 5 minutes, you’ll know how to set a new greeting for your customers and control when (and where) they can reach out by setting up simple time of day rules.

Setting a Greeting

– Log In: To set a greeting and Time of Day rules, visit the Blueface UC Portal

– Record: Record a media file and upload it by visiting the Media Section and using the click and drag wizard.

– Callflow: Once uploaded, visit the Callflow Section to activate Time of Day and Seasonal Greeting.

– Time of Day: Select your Mainline Callflow (that’s the number customers call to reach you), click and drag the phone element into a time-of-day element. Select the three dots and from here, set your time of day, week, month and year.

– Want to set your new holiday greeting? Drag a play icon into the call flow designer, prior to the phone element, and select an audio file from the drop down list.

Wondering what to put as your holiday season message? Check out this sample below.

Happy Christmas from everyone at [Business Name]!.

We will be spending some quality time with our friends and families this holiday season, and as such, we will be operating under special Christmas hours.

Please be aware that our office will be closed on December 25, 26 and January 1, 2019. Business will return to normal operations on January 6 but until then, have a wonderful Christmas and a Happy Near Year!

– Recording: To make sure that your message is clear, be sure to record in a quiet room and avoid
– Advanced Tip: Record with a microphone, download free software such as Audacity to balance the sound of your audio, clear up noise disturbance. Maybe add a license free sleigh bell track to make it extra festive!